Kartka z pamiętnika projektowego – Jak umowa, to umowa…

Zadeklarowałem, że w kolejnej części poświęconej przemyśleniom projektowym skupię się na kwestii umowy, zakresu realizacji, no i w zasadzie wszystkiego co dotyczy formalnej części projektu,ZANIM projekt zostanie uruchomiony. Tak tak zdarza się (ale chyba doskonale o tym wiesz 🙂 ), że projekty rozpoczynają się jeszcze przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu precyzującego zakres, terminy i koszty związane z samym projektem.

Oczywiście sam również przyznaję, że w kilku sytuacjach rozpoczynałem prace projektowe nie mając formalnej umowy, jednak w większości, jeśli nie wszystkich z takich przypadków, były to stosunkowo krótkie, wręcz pilotażowe prace. Wrócę w tym miejscu do tematu realizacji pierwszego etapu prac. Pilot projektu to zarówno dla wykonawcy jak i zlecającego pewna niewiadoma, ale jednocześnie bardzo dobry moment, ale lepiej rozpoznać co czeka nas w kolejnych etapach jego realizacji. Sam osobiście jestem zwolennikiem prac bardzo mocno podzielonych na etapy, które z jednej strony stanowią punkt kontrolny determinując możliwość kontynuacji projektu, ale również jednoznacznie wskazują punkty rozliczeniowe. Jak już wspomniałem pilot, to niewiadoma dla obu stron, dlatego bardzo ciężko określić jest zaangażowanie. Realizując prace na etapie pilota niemal zawsze dążyłem do rozliczenia w modelu Time&Material, który pozwala elastycznie rozliczyć czas spędzony na pracach. Istotnie model T&M może, i zapewne jest mniej lubiany przez zleceniodawców – pojawia się ryzyko braku górnej granicy kosztu, jednak ja nigdy nie nadużywałem takiej formy rozliczeń. Co ważne – etap pilota kończy się dostarczeniem określonego produktu, bo bez niego nie ma mowy o jakimkolwiek rozliczeniu.

Rozliczenie kolejnych etapów projektu jest ściśle powiązane z zakresem realizowanych prac i w zależności od ustaleń następuje bardzo często w modelu fix price, czyli ceny ustalonej za wykonanie zleconego zakresu usługi. Jak wspomniałem na początku, forma rozliczenia jest niemal zawsze precyzowana w umowie, natomiast z mojej perspektywy niezależnie od ustalonej formy T&M czy fix price, kluczowym elementem jest określenie zakresu prac jak i produktów dla poszczególnych etapów. Warto pamiętać, że w przypadku projektów z obszaru BI produktem prac mogą być zarówno docelowe raporty, ale również struktura modelu danych czy mapowania struktur  danych biznesowych  na struktury danych modelu. Nauka wyciągnięta z tego obszaru – należy weryfikować czy obie strony w sposób spójny rozumieją dostarczany produkt. W końcu model danych można dostarczyć w formie struktury kolumn i tabel opisanych w pliku Excel lub skryptu tworzącego model np. w usłudze Analysis Services.

Pomimo przytoczonych powyżej form dot. rozliczeń, zapisów w umowie/specyfikacji precyzującej dostarczane produkty osobiście na podstawie swoich doświadczeń mogę powiedzieć, że można pracować bez wszystkich tych formalizmów, a w szczególności sięgania do zapisów umowy, aby literalnie je stosować, wymaga to jednak bardzo dużego zaufania z obu stron i niemal idealnego zrozumienia wzajemnych potrzeb. Nieskromnie przyznam, że w swojej dotychczasowej karierze trafiałem właśnie na takie projekty i na takich ludzi, a umowy konstruowane były wyłącznie na te “złe” sytuacje, do których nigdy ani ja, ani moi zleceniodawcy nie doprowadziliśmy.

Jest jeszcze jeden aspekt, na który warto zwrócić uwagę, wraz z rozpoczęciem projektu, czy nawet przygotowaniem do niego pojawiają się nowe osoby, z którymi docelowo projekt będzie realizowany, warto zapewnić sobie dobry przepływ informacji i jeszcze lepszego koordynatora projektu, dzięki, któremu można zaoszczędzić bardzo dużo energii i nikomu niepotrzebnych nerwów.  Taki koordynator projektu to skarb dla zespołu projektowego, który opiszę w kolejnym wpisie.

Tymczasem życzę samych udanych i efektywnie realizowanych projektów. Powodzenia!

3 Replies to “Kartka z pamiętnika projektowego – Jak umowa, to umowa…”

Comments are closed.