Kartka z pamiętnika projektowego – Czy leci z nami pilot?

Jak już zapowiedziałem we wpisie na początku  tygodnia przygotowałem podsumowanie projektu z obszaru BI. Pomimo dość wymownego tytułu tego wpisu nie jest to zbiór przemyśleń obejmujących wyłącznie jeden projekt. Istotnie inspiracją do zebrania tych przemyśleń było zakończenie jednego z etapów projektów, w którym brałem ostatnio udział, jednak wpis powstał na bazie doświadczeń z ostatnich kilku lat i wielu bardzo zróżnicowanych aktywności projektowych. Zrealizowane projekty obejmowały zarówno małe jak i duże organizacje i były realizowane metodami zasobów zewnętrznych jak i  in-house. Moje spostrzeżenia postanowiłem zebrać w grupach, które opisują dwa typy działań /obszarów projektowych:

  • Operacyjne & Merytoryczne
  • Technologiczne

Do operacyjnych zaliczyłem wszystkie aktywności związane z działaniami przygotowującymi do projektu, ustaleniami podejmowanymi podczas projektu, jak również adresowaniem zmian i modyfikacji powstałych w trakcie realizacji samego projektu.

Obszar technologiczny dotyczy wyzwań z jakimi przychodzi się mierzyć w trakcie realizacji samego projektu, a które wynikają w zasadzie w 100% ze względu na wybrane rozwiązanie technologiczne.

Początkowo wpis miał obejmować pełne podsumowanie jednak po analizie całego tekstu, który powstał, postanowiłem podzielić go na części, aby nieco bardziej szczegółowo opisać każdy aspekt i nie zmuszać czytającego do spędzenia zbyt dużej ilości czasu nad jednym wpisem. Zacznijmy zatem od pierwszego udokumentowanego elementu…

Na szczególną uwagę w obszarze zagadnień operacyjnych, zasługuje etap przygotowania do projektu. Projekt BI w organizacji musi mieć określony cel. Najlepiej jeśli bezpośrednią korzyścią z realizacji projektu jest rozwiązanie konkretnego problemu biznesowego.  W tym miejscu kluczowa kwestia – pierwszy projekt obszaru BI nie może rozwiązywać zbyt złożonego problemu. Zapytasz dlaczego? Złożony problem biznesowy, oznacza z reguły duży nakład pracy połączony, z długim czasem realizacji projektu. Tymczasem zaczynając przygodę z BI  należy unikać sytuacji, w której efekty prowadzonych działań są bardzo oddalone w czasie od startu projektu. Jak zatem podejść do takiego wyzwania? Ograniczyć zakres? Niestety niebezpieczeństwem zbyt dużego ograniczenia zakresu prac jest utrata pełnego obrazu i spektrum potrzeb organizacji. Dlatego w tym miejscu dobrze sprawdzi się zasada Start small, deliver quickly, think big”. Z moich obserwacji wynika, że najlepszym sposobem realizacji tej zasady jest rozpoczęcie od solidnie przygotowanego pilota rozwiązania.

Co może obejmować taki pilot? Najlepiej 1 scenariusz, w tym 1-2 raporty, poprzedzone pełnym procesem pozyskania i przygotowania danych. Co najważniejsze – konieczne jest przedstawienie efektu prac biznesowym decydentom i uzyskanie informacji zwrotnej. Informacja zwrotna na tym etapie pozwoli uniknąć rozczarowania i nieporozumień przy realizacji kolejnych scenariuszy. Na tym etapie, wato również zweryfikować przyjęte założenia dot. estymacji pracochłonności z rzeczywistym czasem realizacji wybranego scenariusza. Niestety bez poprawnych estymacji projekt narażony jest zarówno na ryzyko przesunięcia w czasie, ale również nieplanowanych kosztów. Realizacja pilota pozwala również zidentyfikować wąskie gardła projektowe (np. przepływ informacji, definicja wymagań, standard definiowania wymagań, obsługa błędów w zgłoszeniach czy realizacja poprawek), ale również zweryfikować gotowość technologiczną, w tym przede wszystkim ograniczenia technologiczne, z którymi będziemy się zmagać przy realizacji kolejnych scenariuszy. Pilot to również idealny moment na zapoznanie się osób biorących udział w projekcie, wybór lidera, kierownika projektu, czyli określenie ról i odpowiedzialności poszczególnych osób w projekcie.

Jaki zatem kolejny krok – zakładając, że udało się przejść przez pilota i nadal chcemy realizować projekt? Czas na umowę i/lub dokumentację wymagań…o tym już jutro [ Aktualizacja 11.01.2017 Niestety jutro musi poczekać do czwartku 12.01.2017]…

3 Replies to “Kartka z pamiętnika projektowego – Czy leci z nami pilot?”

Comments are closed.